Внутренние документы организации (организационные, распорядительные)

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство и насколько качественно ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и, прежде всего, его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Цель исследования – разработка рекомендаций по оптимизации внутреннего документооборота в АО «Хлебный завод «Арнаут».
Цель, объект и предмет исследования определили следующие задачи:
изучить понятие и характеристику документооборота;
представить характеристику деятельности АО «Хлебный завод «Арнаут»;
провести анализ внутреннего документооборота АО «Хлебный завод «Арнаут»;
разработать мероприятия по совершенствованию внутреннего документооборота в АО «Хлебный завод «Арнаут».
Объектом исследования выступает АО «Хлебный завод «Арнаут».
Предмет исследования – организация внутреннего документооборота.
Решение поставленных в исследовании задач осуществлялось с применением правового, системно-целевого подхода, абстрактно-логического, ситуационного методов.
Работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованных источников, приложения.
Во введении раскрываются: актуальность, объект и предмет работы, цель и задачи, методы и структура работы.
В первой главе изучено понятие и характеристику документооборота; представлена характеристика деятельности АО «Хлебный завод «Арнаут».
Во второй главе проведен анализ внутреннего документооборота АО «Хлебный завод «Арнаут»; разработаны мероприятия по совершенствованию внутреннего документооборота в АО «Хлебный завод «Арнаут».
В заключении делаются выводы по работе.


1. Теоретические основы внутренних документов организации

1.1. Понятие и характеристика документооборота

Грамотная организация документооборота является одним из важнейших условий эффективного документационного обеспечения в любой организации. Насколько профессионально и рационально организован процесс документооборота в компании, настолько быстро документы будут достигать исполнителей, руководителей и заинтересованных должностных лиц.
Организация документооборота охватывает все действия по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Ключевыми характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени1.
Работа с различными документами и организация документооборота в компании должна осуществляться в соответствии с законодательством. Формирование документооборота в организации и управление им - это сложная отрасль управленческой деятельности. В связи с этим существуют решения для автоматизации данного процесса. На сегодняшний день появилось уже немало информационных программных систем для управления документооборотом, помогающих значительно упростить все операции документооборота. Технология работы с документами.
При организации движения документов необходимо выполнять ряд определенных правил, которые помогут работать эффективно и быстро. Во-первых, необходимо максимально сокращать количество инстанций прохождения документов. Можно исключить операции по обработке документов и управленческие звенья, которые не обусловлены деловой необходимостью.
Во-вторых, можно исключить или максимально ограничить возвратные движения документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.). Система электронного документооборота.
И, в-третьих, необходимо обеспечить предельную одинаковость в порядке прохождения и процессах обработки ключевых групп документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Следование данным правилам позволит осуществить главный организационный принцип службы делопроизводства, а именно даст возможность централизованного выполнения однородных действий, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Таким образом, будет соблюдаться прямая точность направления потоков документов, будут исключены дублирующие операции по подготовке и обработке документов.
При организации документооборота необходимо разделять потоки движения документов. Следует изначально грамотно организовать прием и регистрацию входящей документации, а также обработку внутренней и исходящей документации2.
При обработке входящей документации производится начальная обработка документа, предварительное рассмотрение и регистрация документов. Далее документ отправляется на изучение руководством, передается исполнителю либо создается дело и документ отправляется на хранение.
Возможны различные варианты получения документов организацией. Они могут быть получены от курьера, от посетителей или приняты по факсу. При предварительном рассмотрении необходимо определить, куда направить документы: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.
Регистрация документа фиксирует его создание или получение путем указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться. Некоторые документы нет необходимости регистрировать, к ним относятся рекламные материалы, печатные издания, поздравительная корреспонденция, объяснительные записки, документы с пометкой «лично» и т.д.
Подобные документы сортируются и передаются адресату. Внутренние и исходящие документы обрабатывать проще, чем входящие. Их необходимо зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации производится также как и регистрация входящей, с тем лишь различием, что в реквизитах не указываются дата и индекс поступления. При передаче внутреннего документа в другое подразделение внутри компании его требуется регистрировать снова.
Развитие документооборота в России имеет свои характерные особенности. На отечественном рынке существует два направления развития и внедрения систем документооборота – российское и западное.
Основные особенности российской практики организации работы с документами:
1. Длительный период времени обработки документов, связанный с этапами их прохождения по всей иерархической структуре предприятия,  предусматривающей движение документа от руководителя к исполнителю и обратно.
2. Сложный и трудоемкий процесс регистрации документов в соответствующих журналах и других носителях информации.
3. Единые требования к работе с документами, закрепленные законодательно и не учитывающие специфику и сферу деятельности предприятия. Отсутствие корпоративных стандартов по делопроизводству.
4. Обязательное отражение информации на бумажных носителях и обеспечение условий для их сохранности в течение длительного периода времени.
5. Недостаточная, слабая автоматизация документооборота.
Таким образом, практика отечественного документооборота ведет к увеличению затрат предприятия и повышает себестоимость продукции (работ, услуг). Положительным моментом является обеспечение контроля операций на разных уровнях управления.
Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских и опираются на традиции высокой исполнительской дисциплины работников.
Основные особенности западных методов организации работы с документами:
1. Движение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер.
2. Отсутствует в организации централизованный контроль работы с документами.
3. Регистрация документов производится непосредственно исполнителями. Некоторые виды документов вообще не регистрируются. Отсутствуют специализированные службы, занимающиеся делопроизводством.
4. Применяется безбумажная технология, информатизация и автоматизация процессов делопроизводства.
Сравнение российских и зарубежных подходов к организации документооборота, способствующее выявлению расхождений и решению некоторых проблем организации документооборота в российских компаниях, представлено в таблице3.
Таблица 1
Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота
Признак
Российские методы организации документооборота
Западные методы организации документооборота
Характер
Вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель–исполнитель-руководитель).
Горизонтальный характер движения документов внутри организации, возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство.
Контроль
Отслеживание полного комплекса работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, туда заносится вся информация о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроле сроков исполнения и т.д.
Отсутствие централизованного контроля в рамках всей организации.
Регистрация
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Создание специализированных служб для обеспечения единого порядка обработки документов.
Регистрация документов производится непосредственными исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.
Бумажный носитель
Система электронного документооборота сопровождает бумажный, происходит дублирование информации в учетных системах.
Более совершенная система электронного документооборота, минимальная работа с бумажной документацией.
 
Анализ различий в организации и методах документооборота позволяет сделать следующие выводы: во-первых, качество документооборота повышается при организации усиленного контроля за движением документов, когда всегда известно местонахождение документа и его состояние. Во-вторых, оперативность управления снижается в случае вертикального движения документов внутри организации, так как компания не может эффективно реагировать на внешние изменения. В-третьих, затраты на организацию неавтоматизированного документооборота увеличиваются, так как нужно содержать подразделения, которые осуществляют работу с документопотоком. В целом, международный опыт организации документооборота существенно опережает российский. Для обеспечения оперативности и снижения затрат следует разрабатывать корпоративные стандарты документооборота и повышать уровень его автоматизации.

1.2. Виды внутренних документов организации

Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений.
Термином «внутренние документы» обозначают все служебные бумаги, которые предназначены для использования внутри организации. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота. В действующем законодательстве нет определения этого термина. Оно встречалось только в уже недействительном национальном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, которые не выходят за пределы подготовившей их компании.
После того, как в действие вступил новый ГОСТа 7.0.8-2013, определение исчезло из нормативно-методической документации.  Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутренних актов устанавливается действующим законодательством.
Внутрикорпоративные акты помогают решать задачи в пределах конкретной организации. Есть множество видов подобной документации. Как правило, ее классифицируют по признакам назначения, содержания и порядка согласования официальной бумаги.  Перечень внутренних документов, которые компания использует в организационной и производственной деятельности, зависит от многих факторов, в том числе: формы собственности; организационно-правовой формы; сферы деятельности; численности штата; степени открытости.
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.
Многие внутренние документы имеют юридическую значимость и по сути, являются нормативными актами. Поэтому оформление внутренних документов производят в строгом соответствии с действующими ГОСТами. Алгоритм оформления таких документов: составление первичного проекта;  согласование;  доработка на базе предложенных замечаний;  повторное согласование;  оформление в соответствии с требованиями законодательства и локальными нормативными актами;  утверждение;  подписание;  регистрация4.
Структура внутренних документов организации зависит от того, к какому виду или категории относится тот или иной документ. Как правило, описание структуры разных видов документов, участвующих в документообороте организации, устанавливается локальным нормативным актом – положением или инструкцией по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТов. Разработка внутренних документов организации включает в себя несколько этапов:
Передача ответственному лицу (исполнителю); 
Исполнение; 
Контроль исполнения; 
Подшивка в дело.